今回は覚えておくとちょっと便利なExcelファイル上のプロパティとドキュメントライブラリ上の列の連携について語ってみたり。
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連携
まず連携ってどういうことなのよ？という点から。
Excelファイルには下図のようなプロパティを持たせることができます。
このExcelファイルをShare Pointのドキュメントライブラリにアップロードした時、ライブラリの列に対応するプロパティの値が自動でセットされるように設定できるのです。
では早速やり方を見ていきましょう。ここではShare Point Online と Excel 2013を使って説明していきます。
プロパティの設定(Excel側)
今回、下図のよく分からない申請書っぽい何かで説明していきます。太枠線内の値をライブラリの列と連携させてみます。
セルに名前を定義する
まずは対象のセルに名前を付ける必要がありますので、セルを選択して数式タブの「名前の定義」をクリックします。
「新しい名前」ウィンドウが開くので「名前」欄に適当な名前を入力して「OK」を押下します。名前は日本語名でもOKっぽいのですが、いまいち仕様がよく分からないので英語にしておきました。
プロパティの作成
次にExcelブックに対してプロパティを作成し、先ほど名前を付けたセルとリンクさせます。「ファイル」タブの「情報」から「プロパティ」をクリックし、「詳細プロパティ」をクリックします。
プロパティウィンドウが開くので「プロパティ名」を入力し「内容にリンク」にチェックを入れます。「リンク先」のドロップダウン項目に先ほどセルに付けた名前が表示されますので、選択して「追加」ボタンを押下します。
同様にして対象のセル分のプロパティを作成します。
これでExcelファイル側の設定は完了です。
設定変更(ライブラリ側)
ライブラリ側ではコンテンツタイプに関する設定の変更と、プロパティに対応する列の作成をする必要があります。
コンテンツタイプの管理
ドキュメント ライブラリの設定画面を開き、「詳細設定」をクリックします。
詳細設定画面の一番上にある「コンテンツ タイプの管理を許可する」で「はい」を選択し、画面下部の「OK」ボタンを押下します。
列の作成
同様にドキュメント ライブラリの設定画面から「列の作成」をクリックします。
列の作成画面では「列名」にプロパティと同じ名前を入力し「すべてのコンテンツタイプに追加」のチェックを外して「OK」ボタンを押下します。
この時、列の種類は「1行テキスト」としてください。その他の種類では連携できません。
同様にして作成したプロパティ分の列を作成します。作成後は下図のようになり、「使用箇所」欄が空となります。
※「ドキュメント」などの値が入っていたらコンテンツタイプの設定を開き、そこから削除してください
使い方
作成したライブラリに作成したファイルをアップロードするだけです。
試しに先ほどの申請書っぽいもので動きを見てみましょう。
アップロードすると、、
列にExcelファイルの値が入っていますね。
使い道
例に出したように申請書の管理などに使えます。
列に値が入りますので、申請者の部署や名前などでフィルタリングしたり、ビューで自分の所属部署のファイルに絞り込んだりといった使い方が可能です。
その他の使い方は、、、正直思い浮かびません。。何か便利な使い方をご存知の方は教えていただけると幸いです。。