今回はSharePointでカスタムリストを作成する手順や、そのリストを編集する手順、各列の説明などについて書いていきます。
リストの作り方
クラシックサイトかモダンサイトかで作成方法が微妙に異なります。
クラシックサイトの場合
クラシックサイトの場合、「サイトコンテンツ」画面を開き、そこから「アプリの追加」パネルをクリックしてカスタムリストを作成します。
１．サイトコンテンツを開く
サイトコンテンツを開くには、画面右上の歯車アイコンをクリックし、展開されたメニューからサイトコンテンツをクリックします。
画面左側のサイドメニューにサイトコンテンツへのリンクが表示されている場合、そちらのリンクをクリックでもOK
２．「アプリの追加」をクリック
３．追加できるアプリの一覧が表示されるので、その中から「カスタムリスト」をクリック
４．リストの名前を入力して作成ボタンを押す
※詳細オプションをクリックすると別画面へ遷移し、そちらでは名前の他にリストの説明を入力することができます
これで作成は完了です。先程のサイトコンテンツ画面を開くと、下の画像のようにリストが作成されています。
モダンサイトの場合
モダンサイトの場合もクラシックサイトとほとんど同じ作業で作成できます。
１．サイトコンテンツを開く
サイトコンテンツを開くには、画面右上の歯車アイコンをクリックし、展開されたメニューからサイトコンテンツをクリックします。
画面左側のサイドメニューにサイトコンテンツへのリンクが表示されている場合、そちらのリンクをクリックでもOK
２．「＋新規」のメニューから「リスト」をクリック
３．「空白のリスト」をクリック
基本的には「空白のリスト」を選択すればOkですが、既にあるリストと同じようなリストを作成したい場合は「既存のリストから」を選択します。
また、Microsoftが用意したテンプレートから作成し、業務や使い方に合わせて調整・カスタマイズするといった使い方もできます。
４．リスト情報を入力し作成ボタンをクリック
リスト名とリストの説明を入力し作成ボタンをクリックします。「サイトナビゲーションに表示」にチェックが入っていると、サイドナビなどにリンクが追加されます。
これで作成は完了です。
列の追加
作っただけだとタイトル列くらいしかなくて使い物にならないので、次に必要な列を追加していきます。
作成したリストを開いた状態で画面右上の歯車アイコンをクリックし、「リストの設定」をクリックします。
リストの設定画面が開き、画面下部の「列」の項目から列の追加や削除、編集が行えます。
まずは追加なので「列の作成」をクリック。
下のような画面が表示されますので「列名」を入力し、列の種類を選択します。
列の種類については後ほど説明します。今回はとりあえずよく使われる「１行テキスト」で進めていきます。
必要に応じて列の追加設定も行い、画面下部にある「Ok」ボタンを押したら作成完了です。
追加できる列の種類と特徴
列の種類ですが入力したい値の種類によって様々な「列の種類」を選択できるようになっています。
この種類によって入力方式や表示などが変わってきます。
例えば「１行テキスト」の列では文字を入力できますが、１行分しか入力できなくなっていて改行等はできません。
「日付と時刻」であればカレンダーや時計から日時を選択するといった感じです。
一般的によく使われるものだけ説明していきます(∩´∀｀)∩
1行テキスト
読んで字の如く1行のテキストです。1行分の文字列を入力・保存できるって感じの列ですね。
短い文を入力するような場合によく使われます。例えば氏名だったり、商品名だったり。
追加設定で入力可能な最大文字数を変更したり、計算した値を入れたりするようなこともできます。
複数行テキスト
こちらもそのまんま複数行のテキストで、改行を入れて複数行に渡る文章を入力できる列です。
1行だと書きにくいような文章を入力する時に使います。例えば何かの申請で理由を書いたりとか、社内のお知らせを書いたりだとか。
追加設定で書式なしのプレーンテキストか書式ありのリッチテキストかを選択することができます。リッチテキストのほうは文字色を変えたり太字にしたり斜体にしたりだとか、フォント変更したりといったことが可能です。
選択肢
選択肢列はあらかじめ決めておいた選択肢からひとつ、または複数を選択させることができる列です。↓こんな感じ
上のようにドロップダウンにしたり、下のようにラジオボタンやチェックボックス形式にすることもできます。
モダンの場合チェックボックスと言いながらもチェックボックスじゃないですねコレ。。ちょっとわかりにくいですが、複数選択できるようになっています。
数値
数字のみを入力できる列です。入力可能な最小値や最大値を設定したり、小数点以下第何位まで表示するかを指定したりできます。
あとはパーセント表示なんかもできたり。
通貨
通貨はお金の金額を入れるための列です。
表示形式を指定しておくと ￥2,980 のように表示してくれます。
ドルやユーロなど主要な国の通貨に対応しています。
日付と時刻
日付と時刻を入力するための列です。
こちらは「日付だけ」と「日付と時刻の両方」から選ぶことができます。
また初期値として今日の日付や任意の日付を入力した状態にしたり、計算した日付や時刻を入れたりできます。
入力する際はカレンダーから選択できるほか、文字で入力することも可能です。
はい/いいえ
はい or いいえ を選択する列です。
選択肢列に似ていますが、こちらは はい か いいえ しか選べません。
「あなたは20歳以上の喫煙者ですか？ はい」みたいなイメージです。
ユーザーまたはグループ
SharePointのユーザーやグループの情報を入力することができる列です。
担当者のアカウントを入れておいたりとかそんな使い方。
追加設定で「ユーザーのみ」と「ユーザーとグループ」を選択したり、表示する内容を変更したりできます。
ハイパーリンクまたは画像
ハイパーリンクを入れたり、画像を入れたりできる列です。
最後に
リストの作成手順と、列の追加手順、よく使われる列の説明なぞ書いてみましたがいかがでしたでしょうか。
文字だけだとわかりにくいかと思い画像を差し込んでみましたが、それでもイメージ掴みにくかったかと思います。
この記事の内容でなんとなーく理解ができたら是非とも実際に作成し、色々と試してみるとより理解が進むのでおすすめです(∩´∀｀)∩
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